4. MiiTel Admin

Tentang

MiiTel Admins digunakan untuk akses administratif penuh di dalam sistem MiiTel. Administrator user bertanggung jawab untuk mengelola pengaturan, pengguna, laporan, dan fitur lainnya dalam platform MiiTel.

Secara umum, peran MiiTel Admins mencakup:

Menambahkan dan mengelola akun pengguna
Mengatur grup, peran, dan izin akses
Mengatur nomor telepon, sirkuit, dan konfigurasi sistem
Mengelola integrasi dengan tools lain (CRM, Slack, dll.)
Melihat dan mengunduh laporan aktivitas dan statistik panggilan
Mengakses fitur lanjutan seperti AI Analysis, Call Tags, dan lainnya

Cara Mengatur Akses pada MiiTel Admins

MiiTel Admin hanya dapat di gunakan oleh user yang didaftarkan sebagai Administrator, pada MiiTel Admin terdapat menu sebagai berikut:

User

Pada user list terdapat list of users untuk melihat klasifikasi user seperti Team & User activation / deactivation. List of users berfungsi untuk mengatur akses user seperti:

Untuk menambah atau download data user silahkan klik "Add new user" dan "CSV download".

untuk mengatur akses user silahkan klik titik tiga pada user terdapat menu Edit untuk mengatur settingan, Unlock jika akun MiiTel terkunci, Deactivate untuk menonaktifkan user dan Delete untuk menghapus user. Pada menu Edit kita dapat mengatur user seperti Login ID, User name, Extension number, Password, Locale, Time zone dan Enable access klik "Save" jika sudah selesai mengatur akses user.

Pada Registering multiple users kita dapat menambah beberapa user dengan klik "Add multiple user" dengan mengupload file CSV sesuai template sebelumnya silahkan siapkan terlebih dahulu file CSV dengan Create CSV template and dowload jika sudah pilih file CSV dan upload

Pada menu Update multiple users kita bisa update user dalam jumlah yang banyak klik "Update multiple users" kemudian download CSV file terlebih dahulu setelah itu upload kembali file CSV. Maka jumlah user berserta pengaturannya akan terupdate secara otomatis.

User Group

Untuk membuat group user silahkan ikuti langkah berikut:

Klik "Add new user group"
Masukkan nama pada "Group name" dan pilih "Select ringtone"
Ceklis nsiapa aja user yang akan dijadikan grup pada "Assign user to a group"
Klik "Save"

Jika ingin mengubah pengaturan grup klik titik tiga pada grup kemudian pilih "Edit" atau "Delete".

Team

Untuk menggunakan team setting silahkan ikuti langkah berikut:

Pada MiiTel Admin pilih "User"
Klik "Team"
Klik "Create team" pada sisi kanan atas
Masukan nama tim pada "Team name"
Pilih user yang akan dijadikan tim pada "Assign to user team" kemudian ceklis
Klik "Save"
Klik titik tiga untuk "Edit" dan "Delete"

Phone Number

Phone Number Management

Nomor telepon yang di attach pada akun MiiTel akan muncul pada menu ini. Konfigurasikan nomor awalan dan judul sirkuit untuk setiap nomor telepon kita dapat menggunakan nomor awalan untuk mengubah nomor telepon dan melakukan panggilan keluar menggunakan nomor yang bukan default. Pada menu Edit judul sirkuit ditetapkan untuk masing-masing nomor telepon dan akan ditampilkan saat ada panggilan masuk.

Incoming

Answering Rule

Pada menu ini digunakan untuk mengatur rule pada panggilan masuk, silahkan klik "Add new answering rule".

Kemudian atur answering rule sebagai berikut:

Masukkan nama pada "Answering rule name"
Beri keterangan pada "Description"
Klik "+ Add action"
Pilih action dan klik "Save"

Incoming Call Filter

Atur filter panggilan masuk untuk setiap nomor telepon yang menerima panggilan masuk. Setelah pengguna menerima panggilan, filter panggilan masuk yang sesuai dengan kondisi akan diterapkan. Jika ada beberapa filter yang cocok dengan kondisi tersebut, filter yang berada di urutan paling atas dalam daftar ini yang akan digunakan. Untuk mengatur incoming call filter sebagai berikut:

Klik "Add new incoming call filter"
Silahkan atur call filter jika dibutuhkan untuk "Days and times" dan "Phone number list"
Pilih "Answering rule" sesuai rule yang sudah diatur sebelumnya, untuk satu nomor telepon dapat menambahkan multiple call filter sesuai jumlah answering rule
Klik "Save"

Sound

Upload sound yang akan digunakan untuk IVR ataupun voicemail dengan klik "Add new sound" pilih sound kemudian "Save". Klik titik tiga untuk "Edit", "Download" sound dan "Delete"

Automatic Call Forwarding

Konfigurasikan penerusan panggilan otomatis, yang memungkinkan pengguna untuk secara otomatis meneruskan panggilan ke nomor telepon eksternal (misalnya, ponsel pribadi). Untuk mengatur automatic call forwading sebagai berikut:

Klik "Add new automatic call forwading"
Masukkan "Name" dan "Destination numbers" (nomor tujuan untuk panggilan dialihkan, dapat mendaftarkan sampai 5 nomor tujuan)
Klik "Save"
Klik titik tiga untuk "Edit" dan "Delete"

Voicemail Setting

Untuk mengatur voicemail sebagai berikut:

Klik "Add new voicemail setting"
Masukkan "Name" dan durasi voicemail "Maximum voicemail length (second)"
Klik "Save"
Klik titik tiga untuk "Edit" dan "Delete"

Queue

Atur antrian pada panggilan telepon MiiTel sebagai berikut:

Klik "Add new queue"

Atur "User group" sesuai group yang sudah diatur sebelumnya User Group
Atur "Queue name", "Description", "Call distribution type", "Queue Sound" sesuai yang sebelumnya pada menu Sound
Atur "Maximum ring time", "Maximum wait time", "Retry invertal (seconds), "Maximum number of waiting calls"
Klik "Save"

Last call routing

Fitur ini memungkinkan pengguna terakhir yang sebelumnya berbicara dengan penelepon untuk mendapatkan prioritas dalam menerima panggilan masuk berikutnya. Anda dapat mengatur siapa saja pengguna yang akan diprioritaskan serta jangka waktu terakhir komunikasi yang akan dijadikan acuan untuk routing panggilan.

Untuk menggunakan fitur ini, Anda harus mengaktifkan last call routing di dalam answering rule, khususnya pada aksi "Call all users in a group" dan “Queue”.

Silahkan pillih "Out of all users, the last user who was on the phone call" (Dari semua pengguna, pengguna terakhir yang sebelumnya berbicara melalui telepon dengan penelepon tersebut) atau "The last user in the group or queue action who was on the phone call" (Pengguna terakhir dalam grup atau aksi antrian yang sebelumnya berbicara melalui telepon dengan penelepon tersebut)
Pilih "Period" untuk mengatur hari
Klik "Save"

Holiday List

Daftar ini mencakup hari-hari yang dianggap sebagai hari libur dalam filter panggilan masuk.

Incoming Calll Blocking

Atur pemblokiran panggilan untuk panggilan dari nomor telepon yang ada dalam daftar target dan diarahkan ke tujuan yang dipilih. Untuk mengatur Incoming Calll Blocking sebagai berikut:

Klik "Add incoming call blocking settings"
Masukkan "Name", "Description", "Select a list", "Select a phone number", Destination group name"
Klik "Save"

Outgoing

Phone Number Assignment

Untuk menghubungkan nomor telepon dengan user, kita dapat mengatur pada "Assign to phone number" sebagai berikut:

Klik "Edit" pada nomor telepon yang sebelumnya sudah di attach pada akun MiiTel

Pilih user yang akan menggunakan nomor telepon pada "Select users to add"
Klik "Add" kemudian "Save"

Untuk mengatur pada "Assign to usser" sebagai berikut:

Klik "Edit" pada User name

Pilih nomor telefon pada "Select phone numbers to"
Klik "Add"
Jika assign nomor telepon yang digunakan lebih dari satu silahkan pilih untuk salah satu nomor telefon sebagai "Mark as default phone number" yang berfungsi sebagi nomor utama saat panggilan keluar
Klik "Save"

Outgoing Call Blocking

Atur pemblokiran panggilan ke tujuan yang telah terdaftar sebagai berikut:

Klik "Add outgoing call blocking setting"

Masukkan "Name", "Description", "Target blocked numbers list", "Caller phone number", "Caller group name"
Klik "Save"

Call Settings

Phone Number List

Membuat daftar nomor telepon untuk menentukan nomor mana yang akan diblokir untuk panggilan keluar atau nomor yang akan ditolak untuk panggilan masuk

Minutes Settings

Membuat template untuk menentukan cara meringkas saat secara otomatis membuat notulen rapat menggunakan Generative AI. Atur template instruksi ringkasan untuk membuat notulen rapat berdasarkan riwayat panggilan. Menetapkan nama sirkuit pada setiap template. Jika nama sirkuit tidak ditetapkan pada template, maka template default akan diterapkan secara otomatis.

Status settings

Anda dapat mengubah pengaturan untuk status MiiTel Phone. Anda dapat menambahkan status away. Anda tidak dapat mengedit atau menghapus status default, tetapi Anda dapat menyetelnya agar tersembunyi. Meskipun mengubah nama status, MiiTel akan tetap mengumpulkan datanya.

MiiTel Phone settings

Anda akan mengonfigurasi pengaturan dasar untuk MiiTel Phone (versi PC)

MiiTel Phone Mobile

Konfigurasikan pengaturan default untuk MiiTel Phone Mobile yang digunakan oleh organisasi Anda.

Audio settings

Kamu akan mengonfigurasi pengaturan audio selama panggilan telepon

Scan to Call

Kode QR akan dibuat untuk Scan to Call. Atur teks yang akan ditampilkan di layar untuk pelanggan yang menggunakan Scan to Call. Perlu dicatat bahwa sirkuit yang dibuat di sini tidak dapat digunakan untuk panggilan keluar.

Untuk membuat QR code Scan to Call sebagai berikut:

Klik "Create QR Code"
Masukkan "Create QR Code", "Title", "Message" dan "Input fields for customers"
Klik "Save"

Tag

Basic settings

Fitur ini dapat digunakan sebagai tag untuk mengatur riwayat panggilan dan riwayat rapat. Anda dapat membuat tag yang dapat disimpan ke riwayat panggilan saat panggilan berlangsung, setelah panggilan, atau setelah rapat. Anda dapat mendaftarkan hingga 200 tag.

Skip adding a tag : Pengaturan ini akan diterapkan di MiiTel Phone Mobile.

Tag settings (call)

Setelah panggilan berakhir, AI akan memeriksa detail panggilan, dan tag yang terkait dengan panggilan tersebut akan otomatis ditambahkan ke riwayat panggilan pada Automatic tag settings (basic)

Setelah panggilan berakhir, tag yang terkait dengan panggilan akan ditambahkan ke riwayat panggilan berdasarkan jumlah kemunculan kata kunci dan pembicara. Sebelumnya: tag panggilan otomatis dengan kondisi tertentu pada Automatic tag settings (additional)

Anda dapat mengatur bagaimana tag akan ditambahkan ke riwayat panggilan setelah panggilan berakhir di MiiTel Phone (versi PC) pada MiiTel Phone settings

Tag settings (meetings)

MiiTel akan secara otomatis membuat tag pada riwayat rapat yang memenuhi kondisi yang ditetapkan di bawah ini

Meeting Settings

External Sharing

Anda dapat membagikan tautan rapat dengan pengguna eksternal.

Meeting minutes setting

Anda dapat membuat template untuk menentukan cara merangkum notulen rapat ketika notulen tersebut dibuat secara otomatis menggunakan Generative AI

Meeting Bot Settings

Anda dapat mengatur nama bot dan menonaktifkan indikator perekamannya.

MiiTel RecPod

Anda dapat mengatur untuk Post-Recording Settings

Speech Analysis

Keyword

Anda dapat melihat kategori kata kunci jika kamu memasukkan kata kunci di sini. Anda dapat memasukkan kata kunci dalam kategori berikut: [Netral / Positif / Negatif] dapat menyimpan hingga 100 kata kunci. Anda tidak dapat memasukkan kata kunci yang sama ke dalam beberapa kategori sekaligus.

Scoring

Buat aturan penilaianmu sendiri dengan mengaktifkan kustomisasi dan menetapkan skor.

Security

IP address restriction

Atur rentang alamat IP yang diizinkan untuk membatasi akses ke MiiTel Analytics.

Identity provider settings

Pengaturan penyedia identitas untuk autentikasi SSO (Single Sign-On).

Phone Number Display Restrictions

Atur batasan jumlah digit (pada nomor telepon) yang ingin kamu tampilkan di MiiTel Phone. Kamu dapat mengaturnya dengan memasukkan jumlah digit pertama dan terakhir dari nomor telepon tersebut.