Predictive Dialer

Tentang

Predictive Call adalah fungsi panggilan otomatis ke daftar nomor yang telah ditentukan secara berurutan. Panggilan akan tersambung ke pelanggan dan diterima oleh operator. Proses pemanggilan otomatis akan terus berjalan hingga jumlah maksimum panggilan simultan tercapai. Fungsi antrian digunakan untuk menghubungkan pelanggan dengan operator (OP), sehingga pengumuman panggilan menunggu akan selalu diputar untuk pelanggan. Predictive dialer dapat menyesuaikan jumlah panggilan yang dilakukan sesuai dengan jumlah agen yang tersedia, tingkat jawaban pelanggan, durasi percakapan, dan faktor-faktor lainnya. Predictive dialer bertujuan untuk meminimalkan waktu tunggu agen antara percakapan, sekaligus meminimalkan kemungkinan pelanggan menjawab ketika tidak ada agen yang tersedia.

Fungsi Predictive Dialer

Menggunakan predictive dialer dapat memberikan banyak manfaat bagi bisnis dan penjualan , antara lain:

• Meningkatkan jumlah panggilan. Predictive dialer dapat melakukan panggilan telepon secara otomatis dan cepat, sehingga Anda dapat menghubungi lebih banyak pelanggan potensial dalam waktu yang lebih singkat.

• Meningkatkan produktivitas agen. Predictive dialer dapat mengurangi waktu yang terbuang untuk menekan tombol, menunggu jawaban, atau menghadapi panggilan yang sia-sia. Agen dapat fokus pada isi dan penyampaian pesan mereka kepada pelanggan.

• Meningkatkan kualitas percakapan. Predictive dialer dapat memastikan bahwa agen hanya berbicara dengan pelanggan yang tertarik, bersedia, dan siap untuk bertransaksi. Agen dapat memberikan penjelasan, penawaran, atau penutupan yang lebih baik kepada pelanggan.

• Meningkatkan kepuasan pelanggan. Predictive dialer dapat memberikan pengalaman yang positif dan profesional kepada pelanggan. Pelanggan tidak perlu menunggu lama untuk dihubungi atau dihubungkan dengan agen. Pelanggan juga dapat mendapatkan informasi, solusi, atau penawaran yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

Cara Menggunakan Predictive Dialer

Ada 4 tahapan untuk mengaktifkan Predictive Dialer sebagai berikut:

1. Group call

2. Setup Queue

3. Template predictive call (CSV)

4. Start Predictive Dialer

A. Group Call Hal yang pertama untuk melakukan predictive dialer adalah membuat Group call. Tujuan membuat Group call adalah untuk memilih user yang diaktifkan untuk bisa melakukan predictive call. Berikut step-step untuk membuat Group call:

1. Pada MiiTel Admin, pilih "User Group"

2. Pilih "Add new user group"

3. Pilih user yang di aktifkan untuk bisa melakukan 1. Group name: buat nama group 2. Group number: Input nomor group, minimal 3 digit dan maksimal 4 digit angka 3. Assign user to a group: centang user yang akan dimasukkan ke dalam group predictive dialer

4. Klik "Save"

B. Setup Queue Setelah Anda membuat Group call, lalu setup Queue. Queue ini berfungsi untuk Anda perlu mengirim automatic voice dan membuat panggilan telepon dihold untuk user yang perlu menunggu. Silahkan atur terlebih dahulu sebagai berikut:

1. Pada MiiTel Admin Klik "Incoming > Queue > Add new queue"

1. Setup field-field berikut. Setelah lengkapi field-field tersebut klik "Save"

1) User group: Pilih user group yang tadi di buat

2) Queue name: Nama untuk Queue

3) Description: Deskripsi untuk Queue

4) Call distribution type

- Call all members → Semua nomor akan menerima panggilan secaa bersamaan. User pertama yang menjawab panggilan akan terhubung.

- Call the member with the longest waiting time → User dengan waktu tunggu paling lama untuk antrian ini akan menerima panggilan terlebih dahulu

- Call the member with the fewest calls → User dengan panggilan paling sedikit untuk antrian ini akan menerima panggilan. (Panggilan telepon di luar antrian ini tidak akan dihitung sebagai jumlah panggilan.

- Call randomly → Satu secara user acak akan menerima panggilan

- Call in order →Dengan urutan yang diatur oleh sistem, satu user akan menerima panggilan.

5) Queue sound: Set file audio untuk diputar saat waiting call. (Anda harus add Sound pada MiiTel Admin > Incoming Call > Sound>

6) Maximum ring time: Jumlah detik call tersebut akan berdering. (Jika Anda mengatur secara "Call randomly" atau "Call in order" untuk Call distribution type: Jika waktu dering melebihi nomor ini, orang berikutnya akan menerima panggilan.)

7) Maximum wait time: Jumlah detik maksimum untuk menahan penelepon dalam queue. Jika waktu tunggu melebihi nomor ini, panggilan akan terputus secara otomatis.

8) Retry interval (seconds): Jumlah detik untuk menunggu sebelum memanggil call berikutnya berdasarkan jenis distribusi panggilan.

9) Maximum number of waiting: Jumlah maksimum panggilan yang dapat menunggu dalam satu waktu.

Cara Melakukan Panggilan Predictive Dialer

1. Pada MiiTel Analytics pilih menu "Predictive Dialer"

1. Klik "Add Predictive Dialer" Untuk format template list nomor yang akan di telepon bisa download di Download sample CSV file

2. Sebelum memulai Predictive Dialer, Anda harus mengisi field-field berikut

• Name: Buat nama predictive dialer

• Circuit name (phone number): Pilih nomor untuk melakukan penelponan

• Queue: Set queue yang sudah Anda setup pada step B

• Concurrent call: Atur jumlah panggilan telepon yang dapat Anda hubungi secara bersamaan

• Dial timeout (sec): Atur jumlah detik waktu panggilan untuk memanggil tujuan (10 hingga 360 detik)

• Method of call user : Tetapkan metode panggilan antrian atau group ringiImport call destination list: Import list-list nomor file csv yang tadi sudah Anda buat

1. Setelah Anda selesai mengatur dialer prediktif, klik "Start"